Question
L’étude sur la gouvernance des services publics régionaux, réalisée par Guberna dans le cadre du programme Optiris et finalisée en septembre 2023, a dressé un diagnostic approfondi des défis liés à la fragmentation administrative en Région de Bruxelles-Capitale. Elle a également formulé onze recommandations stratégiques pour améliorer la coordination, la gestion des ressources et l’efficience des services régionaux.
Dans ce contexte, je souhaiterais obtenir des précisions sur l’état d’avancement de l’implémentation des recommandations issues de cette étude et sur leur impact concret à ce jour.
Je souhaite vous demander quelles mesures ont été prises pour mettre en œuvre ces recommandations. Un plan d’action détaillé a-t-il été élaboré pour structurer ces réformes et, si oui, quelles en sont les grandes lignes et le calendrier prévu, et enfin, quels chantiers prioritaires ont été retenus parmi les onze recommandations formulées dans l’étude ?
L’étude mettait en avant la nécessité de créer des clusters thématiques pour améliorer la coordination des politiques publiques. Combien ont été mis en place et quels sont leurs domaines d’intervention ?
Le conseil administratif stratégique a-t-il été renforcé ou restructuré pour mieux assurer son rôle de pilotage transversal, et si oui, quels résultats ont été observés depuis l’étude ?
La rationalisation des organismes autonomes est un axe majeur du rapport. Un recensement et une analyse des entités existantes ont-ils été réalisés pour identifier celles à fusionner ou réorganiser ?
L’étude Optiris visait également une gestion plus efficace des ressources financières et humaines de la Région. Il est donc important de mesurer l’impact budgétaire.
L’optimisation des bâtiments administratifs devait générer des économies de 8 millions d’euros par an. Ces économies ont-elles été réalisées ou, à défaut, où en est ce processus ?
La politique des achats ayant été repensée pour centraliser les marchés et réduire les coûts, une analyse des gains budgétaires a-t-elle été réalisée à la suite de cette réforme ?
Concernant la réforme des ressources humaines, l’étude recommandait un alignement des statuts des agents, une amélioration de la mobilité intrarégionale et une réduction de la masse salariale. Quelles avancées concrètes ont été réalisées dans ces domaines ?
Réponse
Q1
REPONSE:
Par décision du 28 septembre 2023, le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale a accusé réception du rapport définitif réalisé par l’asbl Guberna et a chargé le Ministre-Président et moi-même de présenter une note de suivi des recommandations inclues dans le rapport.
Cette note de suivi a donné lieu à la décision du Gouvernement du 22 décembre 2023, dont il ressort que les chantiers à mettre en œuvre en priorité ont trait à la clusterisation; à la mise en place d’un Conseil administratif et d’un comité stratégique; et à la question de l’agencification.
Outre que cette décision approuve les principes de l’architecture organisationnelle reposant sur six clusters thématiques et cinq clusters transversaux ainsi que la mise en place d’un conseil stratégique et d’un Conseil administratif, le Ministre-Président et moi-même avons en effet été chargés de :
– solliciter l’avis des Fonctionnaires dirigeants sur le fonctionnement, les missions et la gouvernance des comités stratégiques et du Conseil administratif (CAR) et de présenter au GRBC une proposition de mise en œuvre tenant compte de cet avis ;
– procéder à une vérification juridique de l’applicabilité des critères d’agencification présentés dans le rapport GUBERNA ;
– présenter au GRBC une note reprenant une proposition des critères d’agencification visant le cadre organisationnel futur, compte tenu des analyses juridiques, ainsi qu’une analyse circonstanciée de chaque organisme existant au regard des critères d’agencification, et prévoyant les modalités de la mise en œuvre de l’organe de gestion unique pour les services du Gouvernement.
Q2
REPONSE:
La décision précitée du 22 décembre 2023 du Gouvernement a approuvé les principes de l’architecture organisationnelle des services publics de la Région de Bruxelles-Capitale qui repose sur :
Six clusters thématiques, à savoir :
1. Affaires intérieures
2. Environnement et Energie
3. Mobilité
4. Développement territorial & Logement
5. Economie et Emploi
6. Social – Santé (en concertation avec les commissions communautaires)
Et cinq clusters transversaux, à savoir :
1. Fonction publique,
2. Finances, Budget et Fiscalité
3. Services IT
4. Régie foncière et achats de Biens & Services
5. Planification régionale et relations extérieures
A ce jour, aucune décision n’a cependant été prise quant à la mise en place effective de ces clusters.
Q3
REPONSE:
Dans sa décision du 22 décembre 2023, le Gouvernement a bien validé la mise en place d’un Conseil administratif (CAR). Celui-ci n’a cependant pas encore été mis sur pied à l’heure actuelle.
Q4
REPONSE:
Dans sa décision précitée du 22 décembre 2023, le Gouvernement a chargé le Ministre-Président et moi-même de procéder à une vérification juridique de l’applicabilité des critères d’agencification présentés dans le rapport GUBERNA et de lui présenter une note reprenant une proposition des critères d’agencification visant le cadre organisationnel futur, compte tenu des analyses juridiques, ainsi qu’une analyse circonstanciée de chaque organisme existant au regard des critères d’agencification, et prévoyant les modalités de la mise en œuvre de l’organe de gestion unique pour les services du Gouvernement.
La décision prévoyait que cette note d’analyse servirait à identifier les fusions / intégrations des organismes qui seraient réalisées dans la mise en œuvre du cadre d’agencification.
En exécution de cette décision, un marché public a été attribué en 2024 à un cabinet d’avocats, avec pour mission d’analyser d’un point de vue juridique des grilles d’analyse préalablement complétées par différents organismes bruxellois. Le but de cette analyse était de déterminer s’il était ou non nécessaire que chacun de ces organismes dispose d’une personnalité juridique identique ou distincte à celle du Gouvernement.
Cette analyse, et toutes les questions qui en découlent, sont aujourd’hui toujours en cours.
Q5
REPONSE:
A l’horizon 2030 et sous réserve des décisions du Gouvernement, l’exercice OPTIris devrait permettre une économie de 12M€ (estimation sur base des chiffres 2024). A noter qu’il ne s’agit ici que des économies liées directement aux loyers et charges. Des économies devraient intervenir également s’il y a mutualisation et utilisation optimale des ressources RH et budgétaires entre les entités se partageant un site.
Economies déjà actées (6,1M€) :
– Libération d’un site satellite d’Actiris (Royale) : 800K€
– Libération du site Paradigm : 2M€
– Libération cabinet Persoons : 580K€ (12/2025)
– Libération cabinet Gatz : 930 K€ (12/2025)
– Libération du site talent.brussels : 1,5M€ (au plus tard 04/2027)
– Libération du site Brugel : 316K€ (05/2026)
Prochaines économies possibles d’ici 2030 (6,3M€) :
– Libération du Botanic Building : 3,3M€ (31/08/2029)
– Libération du site Bruxelles Propreté : 1,5M€ (30/06/2026 ou 27)
– Libération du site parking.brussels : 535K€ (31/01/2030)
– Libération du site Innoviris : 675K€ (30/06/2030)
– Libération du site Hub duo : 279K€ (30/06/2030)
Les fins de baux suivantes à partir de 2030 feront l’objet de nouvelles propositions en temps utiles, mais d’autres économies sont possibles.
Points d’attention prioritaires
1. Si l’exercice de relocalisation peut sembler simple sur base des places nécessaires et celles effectivement disponibles, de nombreux baux ne sont pas résiliables anticipativement sans payer la totalité des loyers jusqu’au terme. Dans le meilleur des cas, une rupture de bail anticipée peut être envisagée dans le cadre de négociations avec le propriétaire.
2. Par ailleurs, la configuration et les techniques des bâtiments ne permettent pas d’augmenter systématiquement le nombre de postes de travail (et donc d’agents) sur un site donné en raison de contraintes techniques (évacuation incendie, normes SIAMU, renouvellement d’air) malgré la superficie disponible. Le service Facilities du SPRB travaille au cas par cas en bonne concertation avec les facilitaires des sites concernés.
Q6
L’instauration d’une politique régionale des achats, coordonnée au sein de la Région de Bruxelles-Capitale sur le modèle de la politique fédérale, est aujourd’hui toujours au stade de la proposition mais n’a pas encore été concrètement mise en œuvre.
Il est difficile d’estimer précisément l’impact de la mise en place d’une politique coordonnée d’achats mutualisés car les gains sont dépendants du type d’achat, du volume de ceux-ci, ainsi que du nombre d’entité régionale participant à chaque marché centralisé. Par extrapolation des données de l’HeCaPP (centrale d’achats dans le domaine des soins de santé, voir https://hecapp.be), les gains peuvent néanmoins aller jusqu’à 16% du total du montant des achats.
Vu la forte augmentation des coûts des achats observée ces dernières années, il sera nécessaire de fixer un objectif en terme de réalisation des économies, par exemple un objectif de stabilisation des crédits budgétaires. Il conviendra également de fixer les catégories des achats qui doivent être obligatoirement mutualisés pour pouvoir budgétiser les économies à réaliser. Les gains relatifs à la fixation de l’objectif d’économies fixé par les décideurs politiques devront être monitorés selon une méthode rigoureuse pour permettre le cas échéant des ajustements.
Q7
Dans le cadre du projet Optimisation du ratio RH au sein des institutions de la RBC, la thématique de la mobilité régionale est mise en avant comme l’une des propositions pour rééquilibrer les équipes, la construction d’équipes multidisciplinaires et la mise en réseau de la GRH dans la région. En effet, le projet vise à inventariser et classer tous les processus RH existants afin d’élaborer un plan d’harmonisation et d’optimisation des processus qui résultera en la diminution du ratio RH actuel. La mise en place d’un nouveau modèle RH dans la région s’accompagne naturellement par des mouvements dans les équipes au sein d’une même organisation ou entre différentes organisations de la Région. La mobilité intrarégionale permettra ainsi de mieux redistribuer les ressources là où elles sont le plus nécessaires et efficaces. La fiche projet et le business case ont été rédigés. Ce projet est prêt à être lancé dès que le nouveau Gouvernement donnera son feu vert.
Dans le cadre du projet Harmoniser et optimiser les recrutements contractuels, un état des lieux des processus de recrutement contractuel à la Région a été réalisé et des propositions d’harmonisation des processus ont été mis en avant dans un premier rapport qualitatif. Celui-ci met en lumière la nécessité de revoir certains articles du Statut afin de réaliser cette harmonisation, notamment ceux qui régissent le recrutement contractuel. Ceci inclut la différence entre le recrutement statutaire et contractuel, la mobilité intrarégionale pour les contractuels, l’anonymat des candidatures et des épreuves, la constitution d’une réserve de lauréats et la composition du jury de sélection. L’étude et le rapport associé, sont en phase de finalisation. Ils formuleront des recommandations à l’attention du Gouvernement, afin que celui-ci puisse déterminer les actions à mettre en œuvre par talent.brussels.
Favoriser la mobilité intrarégionale entre les différentes administrations et harmoniser les pratiques des organisations contribue à renforcer la cohérence et l’efficacité de la fonction publique régionale.
L’enjeu principal réside dans la rétention des talents au niveau régional, en offrant aux agents des perspectives d’évolution variées au sein des différentes entités.
Parmi les avantages, on peut notamment souligner le développement de l’expertise au sein de la Région, grâce à une meilleure circulation des compétences et à l’enrichissement mutuel des équipes.
État des lieux des avancées concrètes :
· Objectif 1 : Implémenter un module de mobilité intrarégionale dans MyTalent Recruitment → Terminé
· Objectif 2 : Publier de manière optimale les offres d’emploi par mobilité intrarégionale sur le site internet de talent.brussels → Terminé
· Objectif 3 : Développer des pratiques RH harmonisées en matière de mobilité intrarégionale → En cours
· Objectif 4 : Informer, communiquer et promouvoir la mobilité intrarégionale via le site internet de talent.brussels → En cours
Ces actions traduisent une volonté claire d’ancrer durablement la mobilité au sein des administrations bruxelloises.
Le projet des outils IT « soft HR » vise à développer un système de gestion des ressources humaines régional (MyTalent), ayant pour objectif l’optimisation et l’harmonisation des processus RH « soft » au sein de la Région de Bruxelles-Capitale. Il constitue un levier important pour accompagner numériquement l’ensemble du parcours professionnel des agents, du recrutement à la mobilité, en passant par l’évaluation et la sortie, avec une attention particulière portée à la qualité, à la transparence et à l’efficacité.
La collecte de données fiables et de qualité sur le personnel est essentielle pour construire une politique RH stratégique et fondée sur des faits. Il existe par ailleurs un besoin clair d’outils régionaux permettant de soutenir la mise en œuvre et le suivi des décisions du Gouvernement.
Les avantages du projet sont multiples. Il permet une automatisation avancée des processus et une réduction significative de la charge administrative. Les données sont centralisées, ce qui permet une amélioration notable de la qualité du reporting et des analyses. L’outil garantit la conformité avec la réglementation et contribue, à terme, à une diminution des coûts grâce à des méthodes de travail plus efficaces et à des effets d’échelle.
La mise en œuvre est en cours. En ce qui concerne MyTalent Recruitment, le module pour les recrutements statutaires a été déployé auprès des 13 institutions relevant du statut commun ainsi que chez Brugel. Pour les recrutements contractuels, une phase de test est actuellement menée chez safe.brussels. Le module pour les mandats est utilisé pour toutes les procédures de sélection, et celui pour les accessions a été mis en place dans les institutions concernées. Le module d’onboarding a été développé fin 2024 chez talent.brussels, mais n’a pas encore été déployé chez les partenaires en raison du moratoire. Son implémentation est prévue dès que les recrutements contractuels passeront également par MyTalent. Le module de mobilité intrarégionale est en place dans les institutions concernées par l’arrêté mobilité.
Concernant MyTalent Learning, 14 institutions partenaires sont déjà intégrées, et deux nouvelles intégrations (ARP et SAU) sont en préparation. MyTalent Performance est déjà utilisé chez talent.brussels et Bruxelles Fiscalité, et quatre nouvelles implémentations sont prévues d’ici fin 2025.
Cette approche vise à construire un environnement digital moderne, performant et intégré pour la gestion des ressources humaines au sein de la Région bruxelloise, en étroite collaboration avec l’ensemble des partenaires concernés.
La note relative au benchmark salarial a déjà été soumise au Gouvernement, qui en a pris acte le 28/03/2024.